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    知道公章的重要性,但是不知道如何對公章進行規范化管理怎么辦?

    返回列表 文章類別: 行業新聞 發布日期 :2021-03-15 10:50:49 發布者:signetz 瀏覽:114

    [導讀]:在我國,印章對于公司來說有著重要的意義。公司在某一特定的文章上加蓋公司印,一般即可代表公司真實的意思表示。因此,加蓋了公司印章的文件、合同、信函等,一般推定為是公司意志的體現,是具有法律效力的。也正因如此,常常會出現偽造印章、盜用印章的情況,不少公司因此陷入法律糾紛當中。而這種表現多數是合同上加蓋的

    在我國,印章對于公司來說有著重要的意義。公司在某一特定的文章上加蓋公司印,一般即可代表公司真實的意思表示。因此,加蓋了公司印章的文件、合同、信函等,一般推定為是公司意志的體現,是具有法律效力的。也正因如此,常常會出現偽造印章、盜用印章的情況,不少公司因此陷入法律糾紛當中。而這種表現多數是合同上加蓋的公章非公司真實的印章,又或者別人簽署的文件加印的并非其公司真實的意愿而是某離職人員盜用私蓋的。

     

    舉個簡單真實的例子:某建筑公司離職人員偽造了建筑公司印章與某公司簽署了挖土機租賃合同,而事后未支付租賃費用,于是某公司起訴了建筑公司,建筑公司通過公章登記使用以及核實合同的約定事項后申請鑒定公章的真實性,由于公章是偽造的,故此某建筑公司無任何法律責任,該挖土機租賃合同所引發的法律責任由簽署的具體人員負責。

     

    現實中,偽造印章的行為人多種多樣,偽造企業印章的目的也各不相同??此票I蓋、私刻印章是一件小事情,但企業印章被盜蓋、私刻卻會影響到公司的正常運營,嚴重的甚至會讓公司遭到巨額的經濟損失。所以,加強印章管理,是事關企業責任的大事。

     

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    雖然現在很多企業管理者都意識到印章管理對于防控企業經營風險的重要性,但遺憾的是與印章相關的糾紛和由此暴露出來的管理上的問題卻依舊如故。以下是對公司印章管理使用的相關建議:


    1、加強印章的管理,盡可能保持印章的唯一性

    公司應加強對能夠代表公司的公章等一切印章的管理,切勿在對外的文書上同時使用多個不同的印章。否則可能給他人以可乘之機。

    2、發現假冒偽造印章及時報案

    公司發現假冒印章后,沒有采取有效應對措施。對于有關爭議事項,可能被認定存有過失,假冒的印章繼續使用,風險增大。公司應在發現假章后及時向公安機關報案,提供相關線索,避免其不作為而引發的過錯責任。

    3、印章遺失、被盜應及時聲明作廢并報案

    若公司印章丟失,應按照相關行政法律法規的規定,履行法定的批準程序刻制使用新的印章。若公司長期未發現印章被盜,可視為公司對公章管理不規范。公司發現印章被盜或遺失后,應及時保護現場并報警,要求公安機關立案或出具不予立案通知書,并自行記錄印章被盜過程。最后,要及時通知相關交易伙伴并登報公示,說明印章遺失并聲明作廢。


    4、謹慎加蓋空白合同書、授權委托書

    加蓋好空白合同書、介紹信、授權委托書等,易被他人惡意填寫不利于公司的內容或遺失后被他人利用,往往造成公司承擔不應有的責任和損失。應盡量避免對外出具蓋有項目部的空白合同書、介紹信、授權委托書,如因特殊情況需要開具時,應統一編號登記,以備存查。對于未使用的、使用完的、填寫錯誤的加章空白文書,使用人應一率交回公司,由公司統一存檔或銷毀。


    5、請勿將印章交予掛靠人使用

    掛靠情形下,公司本身就承擔巨大的風險,再將印章直接交予掛靠人使用,風險將更加放大,可能被掛靠人不當甚至惡意使用,如項目部并非買受人,施工企業卻承擔了材料、設備等購買責任,或項目部并非租賃人, 卻承擔了租賃人責任等。無論出于何種考慮,施工企業都不宜將印章交給掛靠人使用。


    6、規范公司內部的印章管理

    在刻制方面,嚴格遵守《印章治安管理辦法》的印章刻制程序、備案程序。在保管方面,應設置專人保管制度,明確保管責任,明確保管位置,印章的保管人員應簽署保管責任書,嚴禁將印章交由非本單位人員保管以及擅自將印章帶離公司使用。在使用方面,應建立嚴格的審批制度,要求保管人本人蓋章,印章保管人在使用印章前,應檢查是否按規定的流程、權限辦理了用印審批手續, 否則有權拒絕或要求其補辦用章手續后使用。在記錄方面,每次印章的使用,用章人應在專門的印章使用登記薄上記載用印事項、用印時間、發往單位等信息,印章保管人在用印前,應檢查對方登記情況。在使用范圍方面,應對印章使用范圍作出清楚明確的規定,凡屬以施工企業名義對外發文、開具介紹信、報送報表等情形,一律加蓋施工企業公章,凡屬合同類的使用合同專用章,凡屬財務會計業務的使用財務專用章, 職能部門印章僅限部門內部使用等;規范印章的使用范圍,避免被司法機關認定印章管理混亂,給企業帶來不必要的損失或不利的后果。

     

    7、利用科技驅動提升內部風險管控能力

     

    企業可利用新型的印章管理模式對印章進行升級管理。如使用思格特智能印章管理系統,將印章與“智能硬件+管理平臺+App相結合",強化了人員管控,實現人章分離,遠程申請、遠程審批、印章全程監控,用印全程記錄。讓企業在印章管理上有效杜絕員工偷蓋、亂蓋等違規行為。在發生印章被假冒后造成的法律糾紛無法自證“無責” 時,還能快速查詢取證。

     

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